Punktem wyjścia dla poniższych informacji jest fakt, że podstawową zasadą w podatku dochodowym jest możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów każdego wydatku, który przyczynia się lub ma się przyczynić do powstania przychodu bądź jego zabezpieczenia. Ustawa jednoznacznie również wskazuje na te elementy, które nie mogą zostać ujęte jako koszt.
Zgodnie z ustawą z dnia 26.07.1991r. O podatku dochodowym od osób fizycznych jak i prawnych art. 22. pkt 1 „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów ” ze wskazaniem wyjątków od tej ustawy. Wyjątki od tej ustawy są określone jako wydatki, których przedsiębiorca nie może ująć w koszty uzyskania przychodów. Zatem w myśl powołanej zasady rozpoznawania wydatków na usługi noclegowe, opłaty za parking itp. bez przeszkód mogą stanowić koszt podatkowy. Inaczej jednak sprawa przedstawia się w przypadku usług gastronomicznych.
Rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy
Wątpliwość ta powstaje głównie w przypadku rozliczania podróży służbowej osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Najprościej rzecz ujmując wydatków na jedzenie – nawet udokumentowanych fakturą – nie można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Główną przyczyną takiego stanu rzeczy jest fakt, że noszą one znamiona wydatku prywatnego. Jednym z możliwych rozwiązań w tej sytuacji jest fakt, że przedsiębiorca może naliczyć sobie diety i ująć je w kosztach, o czym stanowi art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT. Jednak w koszty są wówczas uwzględniane tylko diety do wcześniej ustalonej wysokości, natomiast każda nadwyżka nie może już stanowić kosztu. Zatem jeśli w taki sposób zostaną potraktowane udokumentowane usługi gastronomiczne przy okazji noclegu w hotelu wówczas nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Zatem, aby osoba prowadząca działalność gospodarczą mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, podróż musi:
* być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,
* służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,
* wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach.
Podróż służbowa pracownika
W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane, natomiast kodeks pracy ujmuje takowe działania pod art. 775 par. 1: za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
W przypadku przedsiębiorcy jednak sprawa wygląda nieco inaczej. Tutaj podstawowym aspektem uznania jakiejkolwiek podróży mianem służbowej winno być udokumentowanie bezpośredniego związku takiej podróży z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zaleca się niekiedy nawet, aby wszelkie faktury, czy rachunki związane z odbyciem takiej podróży zostały opatrzone stosowną notatką lub oświadczeniem, w którym zostanie wskazany cel, wskazanie ewentualnego kontrahenta, lub uczestnictwa w spotkaniu biznesowym, w efekcie którego oczekujemy wpływu na skuteczność prowadzenia działalności gospodarczej.
W całym aspekcie podróży należy pamiętać, że meritum sprawy jest ustalenie, czy wyjazd ma faktycznie charakter biznesowy i jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Opierając się na analizie przepisów ustawy okazuje się konieczne np. z wartości z faktury za usługi hotelowe wyodrębnienie kosztu noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatków na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią, chyba, że przedsiębiorca ujmuje te wydatki w postaci diet w wysokości ustalonej w rozporządzeniu. Należy jednak pamiętać o najważniejszym aspekcie – wskazanie zasadności potraktowania poniesionych kosztów podróży służbowej jako kosztu prowadzonej działalności gospodarczej.